Grundsatzfrage: Postfachgrösse der Benutzer (oder: es kann nie gross genug sein)

1. offizieller Beitrag

    Hallo,


    Mir stellt sich aktuell die Grundsatzfrage nach der maximalen sinnvollen Postfachgrösse der Benutzer. Manche haben schon ein 4 GB grosses Postfach, welches ihnen aber immer noch nicht gross genug ist!
    Die Argumentation: Wenn jemand sich auf Mails von vor ein paar Jahren bezieht, dann müssen diese verfügbar sein.


    Ich habe bei vielen lokale Dateien (.pst) eingerichtet, in die die älternen Nachrichten verschoben werden. Das Problem dabei ist wieder: Was ist bei einen Plattencrash (Backup?) und wenn der Benutzer unterwegs ist und nur via OWA oder Terminal Server per VPN Zugriff aufs Outlook hat, dann fehlen die lokalen Mails natürlich auch...


    Das Hauptproblem sind die Dateianhänge. Da werden Bilder, PDFs, ZIPs u.ä. verschickt und das frisst logischerweise massig Speicher.


    Wie haltet ihr das so? "Erziehung" der Anwender? Die technische Keule mit Mulit-Gigabyte-Postfächern? Keine Dateianhänge erlauben? Die .pst Files auf den Server legen?


    Danke
    Benni

    • Offizieller Beitrag

    Hallo Benni,


    da zumindest in Unternehmen alle Mails der letzten 10 Jahre recherchierbar sein müssen...


    Ich habe für mich das Problem so gelöst:


    1. Keine Einschränkungen
    2. Alle E-Mails älter als 30 Tage werden in einen SQL-Server übernommen
    3. Die Benutzer haben einen kleinen Client, mit dem Sie in ihren eigenen Mails in der SQL-Datenbank Freitext-Recherche machen können (Viel schneller als in der Exchange-DB). Auf Mausklick bekommen Sie aus der Ergebnismenge die Original-Mail incl. aller Anlagen und Formatierungen in Outlook - zum Drucken, weiterleiten, antworten etc.


    Klar - der SQL-Server braucht irgendwann Platz, aber seitdem Plattenplatz für den SQL-Server nicht mehr die Welt kostet.... Ältere Jahrgänge kann ich da nochmal auslagern und bei Bedarf einfach wieder Mounten...


    Es gibt auf dem MArkt auch Lösungen, die nur die Anhänger der Mails auslagern in eine Filestruktur und dies in der Mail durch einen Link darauf ersetzen - wäre vielleicht auch eine Lösung.


    PST-Files auf dem Server: Das ist nicht supportet meines Wissens.


    Willmar

    Hi,


    ich denke das Problem lässt sich so ein den Griff bekommen, dass eine vernünftige Mailarchivierung verwendet wird. Hier bieten sich mehrere Vorteil:


    1. GDPDU konform
    2. Lokale PST´s lassen sich mit in die Archivierung einbinden (Symantec Enterprise Vault)
    3. Verfügbarkeit der Mails ist sehr performant und für den User völlig transparent!


    Weiterhin sollte umgesetzt werden:


    1. (Natürlich) Erzeihung der User. Was haben die denn alle in einem 4 GB Postfach drin?!?
    2. Dateisperren (MP3, MPG, etc.)
    3. Mailkontingente strikt durchziehen!!!


    Ich denke aber in Teilen wird das Mailsystem zur Informationsablage, was hier sicherlich mit einem Sharepoint Server besser gelöst werden kann!!



    Gruss


    Ulli

    Operative Hektik ersetzt geistige Windstille!

    Hallo,


    Danke für die Antworten (insbesondere mal wieder an Nobby!).
    Das deckt sich quasi mit dem, was ich mir schon überlegt hatte - prima. :)


    Gruss
    Benni

    Moin zusammen,


    ich habe mir unlängst auch mal die Mühe gemacht, mir die Postfachgrössen an zu schauen. Da gibt's auch einige, die sehr gross sind.


    Zum Einen denke ich, dass Postfachbeschränkungen nicht mehr unbedingt "zeitgemäss" sind.
    800 MB z.B. sind heute, wo ja fast alles oder zumindest sehr viel über Mail geht nicht mehr wirklich viel.
    Wo also setzt man die Beschränkung?


    Ich wollte aber eigentlich nochmal auf die GDPdU-konforme Archivierung zurück kommen!
    Wie ist das bei euch realisiert? Ich bin auch gerade dabei, mir die eine oder andere Lösung anzuschauen. Vielleicht hat da schon jemand Erfahrungen, die er teilen will...


    Grüsse und schönen Tag zusammen!
    Florian

    Hallo Florian,


    Ja das stimmt, 800 MB sind schnell voll. Andererseits kannst Du den Anwendern auch 10 GB geben und die bekommen die bestimmt auch schnell voll und beschweren sich dann... :lol:


    Die Beshränkung kannst Du entweder global setzen (Rechtsklick auf den Postfachspeicher => Eigenschaften => Grenzwerte) oder bei den Benutzern selbst (Eigenschaften => Exchange - Allgemein => Speichergrenzwerte).


    Wegen GDPdU: Bei uns wird das momentan nur über die normale Bandsicherung realisiert. Die Bänder werden aufgehoben (z.B. Monats- und Jahresabschlussbänder). Wenn das mal jemand einsehen wollte, müsste man die Daten restaurieren und sich dann anschauen.


    Gruss Benni

    Hi,


    benni: Mit der Frage, wo man die Beschränkung setzt, meinte ich nicht die Systemeinstellungen sondern eher die zugelassene Grösse des Postfachs. ;)


    Aber du hast schon recht, grundsätzlich kann's so gross sein wie es will, voll wird's immer werden.


    Ich hab mir die Hitliste mal angeschaut und die User einfach mal drauf angesprochen. Hier und da hat's tatsächlich was gebracht...


    Also dann,
    Grüsse,
    Florian