zentrale eMail-Vorlagen verwalten?

1. offizieller Beitrag

    Hallo,


    wir haben bei uns eine Service-Hotline mit eMail-Support und da gibt es natürlich sehr viele Sachen die mit einer leicht modifizierten Standardantwort gelöst werden können.


    Da in der Urlaubsvertretung (o.ä.) die Betreuung der Hotline an andere Mitarbeiter übertragen wird wäre es gut wenn die Standardantworten in einer Art Öffentlichem Ordner verwaltet würden.


    eMails in einem Öffentlichem Ordner ablegen ist ja auch nicht das Problem - wie gehe ich aber vor wenns um eMail-Vorlagen geht?


    Vielleicht hat jemand eine Idee...bei google gabs leider nix passendes


    Vielen Dank
    mfg tolleiv

    Hallo,


    ok vielen Dank, da weiss ich zumindest erstmal wonach ich bei google suchen muss ...


    Bisher hab ich nach mühevollem suchen schonmal rausgefunden das dann wenn ich mit den Formularen arbeiten möchte Word als eMail-Editor ausscheidet - oder gibts da nen Weg auch dies zu ermöglichen?


    mfg

    • Offizieller Beitrag

    Hi,


    die Erklärung ist unter Exchange 2003 und Outlook 2003. Mit Outlook 2000 sind die Sachen etwas anders abgelegt! In Outlook unter "Extras -> Formulare -> Ein Formular entwerfen".


    Erstelle unter Outlook ein Formula, welches Deine Anforderungen abdeckt.
    Um diese alle bereit zu stellen, öffne den Exchange System Manager. Unter Ordner mit der rechten MT auf Öffentliche Ordner und wählst "Systemordner anzeigen" aus. Dann siehst Du den Ordner "EFORMS REGISTRY" worauf Du wieder mit der rechten MT gehst und dann auf "Neu -> Organisationsformulare". Gibst dem Kind nen Namen und wälst Deine Sprache aus. Pro Sprache nur einen Ordner!


    Nun Kannst Du Dein Formula mit Outlook in den Ordner Speichern. Im Outlook unter "Extras -> Optionen" auf das Register "Weitere". Dann den Button "Benutzerformulare -> Benutzerformulare entwerfen" drücken.


    Da Du in der Vorlage mit Auswahlfeldern, Textboxen, etc. arbeitest kannst Du dies logisch nicht mehr mit Word händeln.


    Gruss
    Heinz


    PS: Wenn Du denkst, dass das eine How-To wert ist, könntest Du dies über "FAQ nachfragen" einstellen. Wenn die Zweit dafür da ist könnte eine passende How-To geschrieben werden.

    Nochmals vielen Dank also so grob funktioniert es jetzt.


    Zur vervollständigung für alle späteren Sachen:


    Das mit dem Systemordner hatte ich schon vorher eingerichtet um das Formular bereitzustellen musste ich allerdings folgenden Weg gehen:


    Extras-> Weitere -> Erweiterte Optionen -> Benutzerformulare -> Formulare verwalten


    Wenn man die entsp. Nutzerrechte hat kann man die Formulare (die man vorher in die "persönlichen Formulare" veröffentlichte hat) dann in den Systemordner kopieren


    Bei mir bleiben jetzt noch zwei Fragen offen -


    wie stelle ich es an das man beim Antworten auf eine eMail ein solches Formular auswählen kann ? (bei neuen Nachrichten funktionierts ja schon wunderbar)


    zum Zweiten würde mich interessieren ob ich im eigentlichen Inhaltsfeld der eMail auf die anderen (individuellen) Formularfelder Bezug nehmen kann? (es gibt zum Beispiel ein Formularfeld für die Kundennummer und diese soll dann an drei versch. Stellen im Text ergänzt werden)


    @webmaster - da das dazu verfügbare Material irgendwie sehr rar ist wäre ein HowTo sicherlich nicht die schlechteste Idee ... mir fallen sicher in den nächsten tagen auch noch reichlich dumme Fragen zu diesem Thema ein ;)


    mfg tolleiv

    • Offizieller Beitrag
    Zitat

    wie stelle ich es an das man beim Antworten auf eine eMail ein solches Formular auswählen kann


    Du erstellst ein weiteres Formular für die Antwort und bindest dieses in dem ersten Formular ein. Wo Du das formular editierst gibt es einen weiteren Reite wo Du dies in Antworten / Weiterleiten angeben kannst.


    Zitat

    zum Zweiten würde mich interessieren ob ich im eigentlichen Inhaltsfeld der eMail auf die anderen (individuellen) Formularfelder Bezug nehmen kann?


    Ja, entweder auf ein Standard Feld oder aus Deinem Formular! Geht aber nur bei Antwort oder Weiterleiten!
    Experimentiere mal ein wenig rum... :)


    Um das Formular unter NEU zu hinterlegen gibt es wie in der How To "Outlook Parameter" einen Parameter.


    Outlook.exe /c ipm.contact.Formularname


    Gruss
    Heinz

    Hallo, erstmal nochmal vielen vielen Dank für deine ausführliche Hilfe - ich hab heut den halben Tag damit zugebracht in diesem sehr seltsamen Formularmanager irgendwelche Eigenschaften und Scripte zu erstellen nur leider ist dieses Tool so schlecht dokumentiert das ich bisher nicht zum Ziel gekommen bin...


    Nochmal zu dem was ich erreichen möchte:


    1) Ein Kunde frag per eMail bei uns etwas an
    2) Wenn unsere Mitarbeiter dann antworten, soll denen die Möglichkeit gegeben werden entweder eine Standardmail rauszuschicken oder selbst eine zu verfassen.
    3) In den Standardmails müsste es idealerweise ein / zwei Felder geben wo zB Kundennummer oder andere individuelle Daten eingetragen werden können damit diese automatisch im Text der Mail ergänzt werden können (Ihre Kundennummer ist ...)


    Vielleicht gibts ja auch ein Buch wo sowas irgendwie umfassend beschrieben ist - leider war bisher noch nichtmal google besonders hilfreich...


    ist mein Anliegen so seltsam?


    mfg tolleiv

    • Offizieller Beitrag

    Hi,


    eine Buchempfehlung kann ich Dir leider nicht nennen. Allerdings kannst Du Dir mal folgende Links ansehen.
    http://www.outlookexchange.com…me/outlookobjectmodel.asp
    http://www.outlookcode.com
    Newsgroup Beitrag
    Outlook Formulare haben auch immer mit CDO und VB zu tun!


    Was Du vor hast ist auf jeden Fall möglich. Allerdings kannst Du Dich in der Antwortmail nur auf verwendete Felder beziehen die in der Standardmail sind. Das Feld KDR in der Anwortmail müsste also von Dir gefüllt werden.


    Gruss
    Heinz

    Hallo nochmal - ich will es nicht unnötig aufwärmen aber um das ganze vorerst abzuschliessen:


    Als ich die (evt. vorhandene) Lösung bei uns im Haus vorgeschlagen hab war die Tatsache das Word nichtmehr als E-Maileditor genutzt werden kann Kritikpunkt Nummer eins von daher werd ich es wohl erstmal lassen mit den Formularen


    Ich habe aber eine sehr viel simplere Lösung gefunden - wir haben einfach für alle wichtigen Standardtexte je eine Signatur erstellt (mit eben diesem Standardtext) so dass man mit zwei Mausklicks den entsprechenden Text in das E-mailfeld laden kann - das erspart zumindest erstmal ne Menge Tipparbeit und genügt auch fürs erste


    Nochmals vielen Dank für deine Hilfe
    mfg tolleiv