Speicherplatz bei Weiterleitung von E-Mails an mehrere Mailboxen

1. offizieller Beitrag

    Guten Abend...


    Im Rahmen meiner Vorbereitung auf einen Vortrag zum Thema "Kommunikationswege in der Verwaltung" bin ich auf folgendes Verhalten vieler User gestoßen:


    Eine eingehende Mail (oft mit Anhang) wird spontan an einen großen Kreis von Mitarbeitern weitergeleitet.


    Abgesehen davon, dass das oft sachlich sehr ineffektiv ist, hat sich mir noch die Frage aufgedrängt, wie es dabei mit dem Thema Speicherplatz aussieht.


    Wird die weitergeleitete Mail separat in allen Mailboxen vorgehalten und belegt somit auch das x-fache an Speicherplatz, oder findet hier im Exchange-Server eine intelligente Deduplizierung statt, und in den Mailboxen liegen nur symbolische Links?


    Viele Grüße


    Michael

    • Offizieller Beitrag

    Hallo Michael,


    willkommen an Board!


    Das lässt sich wohl bei den Usern nie ganz in den Köpfen ansiedeln, das dabei Platz verschwendet wird.


    Wie NorbertFe schon geschrieben hat, gibt es seit Exchange 2010 die single-Instanz nicht mehr.


    Die Entscheidung wurde aus mehreren Gründen getroffen, einerseits sind die Anhänge so bei User schneller auf, andererseits sind die Preise für Storage deutlich gesunken, das GB kostet heute nur noch den Bruchteil von dem Kosten für ein GB vor zehn Jahren.
    Dazu kommt, das die Ansprüche, sprich die erforderlichen I/O mit den neueren Exchange-Versionen immer weiter reduziert wurden, so ist der I/O Bedarf eines Exchange 2016 gegen einen 2003 bei gleicher Umgebung weniger als ein Zehntel, das den Einsatz von günstigem Storage, sprich S-ATA hinter einem SAS-Kontroller möglich macht, MS selber fährt JBOD mit jeweils 24 HDD und einem SAS-Port unter den 32 Exchange Servern.


    In sehr großen Umgebungen ist in der Regel meist noch eine SharePoint-Farm in Betrieb, zusammen mit Exchange 2013 / oder 2016 kann man so z.B. die Anhänge automatisch in den SharePoint schieben, aber das muss VORHER sehr sorgfältig geplant werden.


    Zusätzlich gibt es 3rd-Party Software, die genau an der Stelle ansetzt.


    Mich ärgert z.B. das Leute aus der gleichen Abteilung mit den gleichen shares sich Dokumente per Mail zusenden, da ist Schulung / Sensibilisierung angesagt.


    ;)

    Wir haben auch dieses Problem, aber da die Leute selbst in der IT es nicht verstehen wollen und teilweise Präsentationen per Mail senden (obwohl sie genauso gut in SharePoint abgelegt werden könnte), sind bei uns die Postfächer begrenzt und das eingesetzte Archivierungstool kann wieder deduplizieren. Sobald die Mail also ins Archiv wandert wird der Speicher wieder eingespart.

    Moin,


    mit Reddoxx habe ich mich auch schon befasst, sieht nach nem guten Tool aus, wenn wir mal die angebotenen Dienste aus der Cloud nutzen wollen, werden wir uns das auch nochmal als Lösung vornehmen. Was ich da gut finde, dass du Anti-SPAM, Viruscheck und Archivierung aus einem Produkt hast. Wenn ich mich richtig erinnere kann man auch noch verschlüsseln?


    Bisher läuft bei uns Mailstore Server. Für unsere User haben wir dann Server auf denen Sie im Archiv auch rumspielen (verschieben, löschen, umbenennen, etc.) können.

    • Offizieller Beitrag
    Zitat von pEAcEmAkEr30


    Bisher läuft bei uns Mailstore Server. Für unsere User haben wir dann Server auf denen Sie im Archiv auch rumspielen (verschieben, löschen, umbenennen, etc.) können.

    Moin,
    löschen im Archiv ist nicht rechtskonform, daher geht das bei Reddoxx erst gar nicht.


    Aber das kommt drauf an, wie man das einrichtet, oder?


    Wir haben den Reddoxx auch nicht in der Cloud (bieten die das an?) sondern als lokale Appliance vor dem Exchange. (bei uns als VM im Cluster)
    Alle In-/Outbound Mails müssen da durch und werden gemäß GDPDU / BSI archiviert, das System ist zugelassen.


    Archive kann man beliebig ein/aushängen, in der für das Archiv eingestellten Zeit kann man nichts löschen.


    In dem Spam-Eingang kann der User in gewissem Rahmen die Mails ansehen und zustellen oder löschen, incl. White/Blacklist.
    Alle Links in den Mails sind automatisch deaktiviert, wir haben auch Regeln für z.B. zip-Anhänge oder Office-Dokumente mit Macros, die geblockt werden.


    Insgesamt kommt vielleicht eine Spam pro User / Woche durch, meistens nur bei neuen Methoden, aber das dauert nicht lange.


    Wir sind sehr zufrieden, und die Suche im Archiv über das Webinterface ist um Längen schneller als Outlook.


    ;)

    Zitat von NobbyausHB

    löschen im Archiv ist nicht rechtskonform, daher geht das bei Reddoxx erst gar nicht.

    Das ist mir bewusst, wir haben es mit dedizierten Servern geregelt. In-/Outbound ist ein anderer Server als das Userarchiv. Man kann auch bei Mailstore "Legal Hold" aktivieren somit kann auch ein Admin keine Mails In-/Outlbound mehr löschen.



    Zitat von NobbyausHB

    Wir haben den Reddoxx auch nicht in der Cloud (bieten die das an?) sondern als lokale Appliance vor dem Exchange. (bei uns als VM im Cluster)

    Soweit ich weiß stand im Datenblatt was von "Cloud" wobei das ja auch ein weites Feld ist. Glaube Sie meinten es ist egal wo der Server steht ob in einem Cloud-Rechenzentrum oder virtualisiert oder auf Hardware, ob Sie einen vollen Service aus der Cloud anbieten, bei dem man keine Systeme mehr benötigt, weiß ich nicht, da hatte ich mir einen anderen Dienst (Hornetsecurity) angeschaut...