Email Aufbewahrungspflich? wie sicherstellen das alle Mails archiviert werden?

1. offizieller Beitrag

    Hallo User.
    Unsere Geschäftsleitung möchte im Rahmen der 10 Jährigen Aufbewahrunspflich von Geschäftlichen Schriftverkehr, dass ich sicherstelle, das jede Email die in unserem Unternehmen erstellt, versendet und empfangen wird, gespeichert und aufbewahrt wird.
    Die neuen Richtlinien in der Angebotserstellung per Mail und daraus folgenden Aufträgen, müssen wir für das Finanzamt ja solche Mails 10 Jahre aufbewahren.
    Oder Irren wir da?
    Ich würde nun gern wissen, wie ich mit einem Exchange 2003 alle Emails speichern kann um bei einer evtl Prüfung durch die Finanzämter die kompletten Auftragshistorien darlegen kann.
    Hierbei kommt es nicht auf einzelne Postfächer an, sondern auf den Gesammten Mailverkehr der Firma.
    Unser Mailsystem wird ausschliesslich für Geschäftliche Korespondez genutzt.
    Emails für Private Zwecke sind nicht erlaubt. Dies ist in einer Benutzerordnung als Anlage für jeden Angestellten im Arbeitsvertrag verankert.


    Wenn jemand einen Tip hat.. nur her damit :)

    • Offizieller Beitrag

    Hallo,


    eines meiner Lieblingsthemen bei Kunden.


    1. es gibt keine zertifizierte Lösung, jede muss für sich zertifiziert werden.
    2. Out-of-the-box gar nicht.


    Das geht nur mit einer Kombination aus Software und Hardware, Software z.B. Symantec Enterprise Vault.


    Kostet je nach Ausführung zusammen ein kleines Vermögen, aber dann ist man auf der sicheren Seite.


    Selbst mit Exchange 2010 alleine geht es nicht, jedenfalls nicht recht-sicher nach deutschem Recht.


    :)

    Gibt es denn überhaupt eine möglichkeit erstmal eine Sicherstellung einzurichten?
    Die proffesionelle Lösung über Fremdanbieter zu kaufen wird wohl nicht zu umgehen sein, doch würde ich gern (bis zur Finanzierung) erst einmal mit Boardmittel vieleicht eine Kopie jeder Email abspeichern um sicher zu gehen, dass keine wichtige Korespondez verloren geht.

    Gut das hat funktioniert.
    Wenn ich aber nun so eine generierte EML Datei öffne ist sie leer.
    Das ist doch bestimmt nicht Richtig.

    • Offizieller Beitrag

    Moin,


    leer sollte sie nicht sein.


    In dem Journal-Postfach sollte sich eine Mail befinden mit einigen "statistischen" Angaben, darin in einer Anlage die Original-Mail.


    Als Lösung für kleine Betriebe kann ich Dir MailStore empfehlen (http://www.mailstore.de). TÜV zertifziert und revisionssicher und dabei relativ günstig. Aber Du musst Dich selbst um die Hardware zur Speicherung kümmern.