Ressourcenverwaltung - best practice bei Raumbuchung ?

    Bon Giorno !


    Es wäre den Versuch wert, an der Stelle auf Deinen Ansatz umzuschalten:
    - Räume können automatisch gebucht werden
    - die zusätzliche Buchung der Ressource "Catering" wird mit einer automatischen E-Mail beantwortet, die sinngemäß lautet:
    "Du hast Catering zugebucht; was möchtest Du haben ?
    Beachte: Dein Catering-Auftrag wird erst ausgeführt, wenn Du diese Mail beantwortet hast und sie bestätigt wurde"


    Das erspart der Raumverwaltung die Rückfrage.
    Die muss dann die Antwort des Terminverantwortlichen abwarten; bestätigen und den Bedarf im Catering-Kalender eintragen.
    Mal ins Unreine gedacht:
    Wenn der Bedarf mit Kürzeln im Betreff eingetragen wird, wäre er evtl. sogar in der Übersicht (halbwegs) lesbar ohne den Termin zu öffnen und in die Notizen zu gehen.


    Ich schau mir das mal an, wie's live aussieht.


    Gruß


    LoF

    Moin,


    ich habe die Konfiguration etwas ausgiebiger getestet.
    Man könnte damit leben - das Gelbe vom Ei ist es nicht.


    Bei mehr als 4 Räumen mit gleichzeitigen Mehrfach-Terminen
    ist das Ganze in der Planungsansicht für einen Tag noch ganz schön.


    In der Wochenansicht wird es bei dicht gedrängten Terminen unübersichtlich.
    Daraus den Verpflegungsbedarf für eine Woche abzuleiten ist nur mit aufmerksamer Nacharbeit möglich.


    Ich glaube, damit macht man sich bei den Kollegen, die Kaffee und Kekse organisieren müssen, schnell unbeliebt ...


    Gruß


    LoF

    Hallo,


    da ich am Ende mit dem, was die Bordmittel bieten nicht glücklich geworden bin,
    habe ich jetzt Drittanbietersoftware im Einsatz.


    Da gibt es einige "große" Lösungen, die z.B. bei Catering-Anforderungen die Bestellung direkt an den Catering Service weiterleiten und den Kaffee schon fast selbst kochen können.
    So etwas bewegt sich dann preislich schnell sehr hart an der Kante zum fünfstelligen Bereich.


    Macht also nur Sinn z.B. für Hotels, Konferenz- und Tagungszentren bzw. Großunternehmen.


    Die etwas kleinere Lösung ist der OLX Absence Agent.
    Das ist ein Dienst, der die Kalender beliebiger Postfächer überwachen kann und daraus HTML-Reports generiert.


    Die lassen sich weitestgehend frei konfigurieren so daß U.a. eine Raumübersicht möglich ist, die
    - alle Räume z.B. für den Zeitraum einer Woche umfasst
    - die den Notizbereich des Termins mit anzeigt


    Wenn der Raumverwalter bei Bestätigung der Reservierung dort die Bewirtung einträgt, kann er sich mit diesem regelmäßig aktualisierten Report eine gute Übersicht über Buchungen incl. Bewirtung verschaffen.


    Lizensiert wird nach Anzahl überwachter Postfächer.
    Wenn nur die Raumpostfächer überwacht werden, lässt sich das Thema zu einem meiner Meinung nach moderaten Preis lösen.


    Gruß


    LoF

    Hallo zusammen,


    ich bin neu hier und habe aktuell die gleiche Situation wie diverse andere von euch.


    Ich habe ebenfalls Räume die mit Catering ausgestattet werden sollen.


    Meine aktuelle Lösung besteht aus einer Besprechungsanfragevorlage incl. einem Worddokument wo nur vordefinierte Felder ausgefüllt werden dürfen.


    Diese Besprechungsanfrage, bekommt das Cateringteam als Mailkopie.


    Allerdings habe ich noch eine kleine Hürde.


    Problem:


    Wenn ich eine Besprechungsvorlage öffne während Outlook geschlossen ist, bekomme ich unter Outlook 2010 die Raumsuche nicht mit angezeigt. Öffne ich die Vorlage wenn Outlook geöffnet ist funktioniert es. Weiss jemand wie ich die Vorlage incl. der Raumsuche geöffnet bekomme?
    Screenshots habe ich angehängt.



    Moin !


    Aus meiner Sicht logisch, daß Du bei inaktivem Outlook keine Raumsuche bekommst.
    Schließlich fehlt Dir die Verbindung zum Exchange, über die die Raumbelegung abgefragt werden kann.


    Da ich selten mit Makros arbeite, weiß ich nicht, ob's funktioniert;
    wie wär's ein Makro in die Vorlage zu häkeln, das Outlook automatisch mitstartet ?


    Gruß


    LoF

    Hi,
    sry wegen meinem Screenshot.
    Der Raumsuche Button steht natürlich bei der Vorlage nicht zur Verfügung.
    Die Sache mit dem Script habe ich mir auch überlegt.
    Ich versuche das ganz mal über ein PS Script zu realisieren.
    Sobald ich was geschrieben habe, poste ich mein Ergebniss

    Hey,


    diese Script funktionert super


    @echo off & setlocal
    set Tsk=outlook.exe
    set Running=
    for /f %%i in ('tasklist') do echo (%%i)|findstr /C:"(%Tsk%)" > nul && set Running=1
    if defined Running goto :Beenden
    start outlook.exe
    cd\temp
    besprechung.oft
    goto :eof



    :Beenden
    besprechung.oft


    exit

    Korrektur


    @echo off & setlocal
    set Tsk=outlook.exe
    set Running=
    for /f %%i in ('tasklist') do echo (%%i)|find /i "(%Tsk%)" > nul && set Running=1
    if defined Running goto :Beenden
    start outlook.exe
    cd\temp
    besprechung.oft
    goto :eof



    :Beenden
    cd\temp
    besprechung.oft


    exit