Ressourcenverwaltung - best practice bei Raumbuchung ?

Hallo zusammen !

Ich hätte da gern mal eine Frage.
Es handelt sich nicht um ein funktionelles sondern eher um ein organisatorischen Problem.
Szenario:
- die Raumbuchung für die hiesigen Konferenz- und Besprechungsräume ist eingerichtet und funktioniert
- eine Person koordiniert die Raumbuchungen incl. Verpflegung

In der übereinandergelegten Kalenderübersicht sind für diese Person die Zeiten der Raumbuchungen leidlich übersichtlich.
So weit noch alles schön.

Das Problem beginnt bei der Verpflegung.
Verpflegungswünsche wie Kaffee, Kekse oder belegte Brötchen werden im Notizfeld des Termins vermerkt.
Das bedeutet wiederum, daß der Raumverwalter jeden einzelnen Termin anklicken muss, um diese Info anzeigen zu lassen.
Sehr unglücklich, wenn ich den Bedarf an Verpflegung für einen Tag oder vorab für die Woche planen muss.
Schließlich muss genug Kaffee im Haus sein und externes Catering will rechtzeitig bestellt sein ...

Hat jemand von Euch einen Tipp, wie ich diese Klippe umfahren kann ?
Entweder durch Einblendung weiterer Ressourcen oder Drittanbietersoftware.
Ich steh' da im Moment auf dem Schlauch ...

Vielen Dank !

LoF

Wow, mit so schneller Antwort habe ich gar nicht gerechnet.
Beruhigt mich, daß ich mit der Fragestellung nicht allein bin

Meine Überlegung zu Deinem Ansatz: in meinen Augen verlagere ich damit das Problem der Übersicht über's Catering.
Es sind zwar nicht mehr ganz so viele Einträge, die ich durchzuklicken habe, weil ich nicht mehr in jeden Termin in jedem Raum sehen muss.
Dafür fehlt mir aber die Zuordnung, wieviel Kaffeegeschirr in welchem Raum aufgedeckt werden soll, solange ich alles auf eine Ressource buchen lasse.

Aktuell findet bei uns die Raumbuchung/-planung noch über telefonische Benachrichtigung und Excelliste statt.
Wenn wir auf Kalender umschwenken, dann sollte nach Möglichkeit die komplette Planung incl. Catering damit abgebildet sein.
Wenn die Person, die alles verwalten muss, nebenher noch eine gesonderte Cateringliste führen muss ist ja nichts gewonnen.
Im Gegenteil: dann müssen zwei Planungsquellen (Outlook-Kalender & Excel) manuell synchron gehalten werden.
Für die betroffenen Person weder übersichtlich noch Arbeitserleichterung.
Hinzu kommt, daß ich damit eine weitere Fehlerquelle schaffe.

Gruß

LoF

P.S.: die Buchung von Kaffee und Brötchen habe ich in der Testumgebung so gelöst, daß jede Raumbuchung bestätigt werden muss.
Die Benachrichtigungsmail, daß die Raumbuchung in Arbeit ist, habe ich geändert.
Wortlaut in etwa: "ist in Bearbeitung - teile mir noch Deinen Verpflegungsbedarf mit, dann bekommst Du den Raum"
Darauf muss der Terminorganisator noch mal antworten.
Das war mein Ansatz, um die Verpflegungswünsche aus der Termineinladung an die Teilnehmer rauszuhalten.

Zitat

Nein, da du die Catering Ressource mit zum Termin einlädst, kannst du an jedem Termin genau sagen, wieviele Leute teilnehmen und in welchem Raum die sitzen.

Norbert: Da hast Du natürlich Recht - Danke für den Hinweis !
War an der Stelle von mir zu kurz gedacht.
Was mir auch noch nicht klar ist:
Weil "Catering" genau die gleiche Einladung, wie alle anderen Teilnehmer bekommt;
Wie gibst Du die Art und Menge der gewünschten Verpflegung an die Ressource Catering weiter ?

robert: sieht nicht schlecht aus - allerdings ist Dein letzter Einwand berechtigt;
ich glaube die Lösung ist für uns eine Nummer zu groß

Den Tipp von Norbert werde ich auf jeden Fall testen, um zu sehen, wie das Ganze live aussieht.

Gruß

LoF

Ohne Frage
Da ich dem Thema eine Weile hinterhergegoogelt habe, bin ich auch auf die ein oder andere Software gestoßen.

Aus leidiger Erfahrung weiß ich, daß das was Angeboten wird manchmal mehr Schein als Sein ist.

Die Frage nach Drittanbieter-Software beinhaltete daher die Hoffnung, daß jemand schreibt: "haben wir im Einsatz - funktioniert gut"
und etwas aus eigener Erfahrung empfiehlt.

Gruß

LoF

Moin Norbert,

Du weisst doch: die Hoffnung stirbt zuletzt ...
Aber um noch mal auf meine gestrige Frage zurückzukommen:

Wenn Du die Ressource "Catering" mit einlädst; an welcher Stelle übergibst Du die Info, wieviel Kaffee, Kuchen, Kekse etc. benötigt werden ?

Vielen Dank schon mal !

Gruß

LoF