user verlässt unternehmen --> was machen mit dem ex konto

1. offizieller Beitrag

    guten morgen zusammen


    habe nur mal eine generelle frage an euch wie vielleicht ihr das löst.


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    gehen wir mal davon aus, ein user verlässt das unternehmen.
    was macht ihr mit dem benutzer und dem mail-konto?


    wenn man beides gleich löscht bekommt der absender ja die info das dieses postfach
    nicht mehr vorhanden ist (intern und extern).
    dies ist jedoch nicht die kundenfreundliche variante.


    der "verlassene" user kann einen ab-assi hinterlegen
    das er im unternehmen nicht mehr tätig ist und die
    mails an einen anderen user weiterleiten.
    dies ist jedoch eine administrativ unschöne variante.



    gibt es vielleicht eine möglichkeite auch wenn es das postfach nicht mehr gibt, trotzdem z.b. für
    3 monate eine automatische nachricht zu generieren?


    mfg
    stefan

    • Offizieller Beitrag
    Zitat


    konkretor schrieb:
    hinterlege einfach die mail adresse des ex users einem anderen mitarbeiter



    Würde ich nicht tun, da der Empfänger nicht so ohne weiteres erkennen kann, an welche Emailadresse die Mail gesendet wurde.


    Besser ist es, im Userobjekt des ausgeschiedenen Mitarbeiters eine Umleitung zu definieren und die Mails parallel in beide Mailboxen laufen zu lassen.


    Das Konto des Ex-Mitarbeiters sollte deaktiviert und aus dem Globalen Adressbuch ausgeblendet werden.


    Nach Zeitpunkt X (solltet ihr definieren) wird das Postfach gelöscht (kannst ja vorher archivieren bzw. exportieren) und Absender erhalten normal einen NDR. Damit hat man sozusagen Zeitspanne bis Zeitpukt X Zeit eintrudelnde Mails manuell zu beantworten oder mittels Regel beantworten zu lassen. Alles was danach kommt bekommt einen NDR und wird sich denken können, dass es die Mailbox nicht mehr gibt, oder sich anderweitig in Verbindung setzen.


    Bye
    Norbert

    tach zusammen


    hört sich ja gut an.
    wie sieht es denn datenschutztechnisch aus
    wenn nach dem ausscheiden des benutzer die mails weitergeleitet werden.
    theoretisch benötigt man eine schriftliche zustimmung, oder?
    es könnten noch private mails an diese adresse geschickt werden.


    mfg
    stefan

    • Offizieller Beitrag

    Tja, wenn es vorher keine Regelung gab, dann entweder bei Kündigung gleich noch eine unterschreiben lassen (ich tippe mal auf relativ wenig Erfolg), oder einfach ignorieren.
    Sicherste Methode ist Mails an nicht mehr dem Unternehmen angehörige Mitarbeiter gar nicht erst annehmen.
    Aber das kann dir ein entsprechender Rechtsanwalt aus diesem Bereich sicherlich erklären, der hat dazu sogar das Recht (ich nämlich nicht. :))


    Bye
    Norbert