Guten Tag,
Gibt es eine Möglichkeit, den Exchange Server anzuweisen, dass wenn eine eingehende Nachricht wegen zu großem Anhang zurückgesendet wird, der eigentliche Empfänger bei uns benachrichtigt wird? Der Absender bekommt ja im Normalfall die Nichtzustellbarkeits-Benachrichtigung (siehe dazu weiter unten).
Aber unser Mitarbeiter möchte auch informiert werden, wenn eine zu große Mail zurückgeschickt wird.
Zur genaueren Erklärung des Problems:
Wir haben eine Größenbeschränkung auf Mails, aber potenzielle Kunden schicken uns mit wachsender Begeisterung riesige Fotos und technische Zeichnungen, die unser Exchange 2007 dann mit entsprechender Fehlermeldung zurückschickt.
Allerdings vermute ich stark, dass die Mailserver der Kunden den Rückläufer ebenfalls wegen der Größe nicht mehr annehmen, als Spam sortieren und/oder die Kunden die "technische" Mail mit der Erklärung, dass ihre Mail zu groß war nicht verstehen, als automatische Empfangsbestätigung mißverstehen und somit ignorieren.
Dadurch ist wohl angeblich ein Auftrag über 50.000€ nicht zustande gekommen, da der Kunde von uns kein zeitnahes Angebot bekommen hat, weil unser Vertriebler eben die Anfrage nicht im Postfach hatte, da sie wegen der Größenbeschränkung zurückgeschickt wurde.
Das Heraufsetzen des Mail-Limits ist keine Lösung, da der nächste Kunde dann eine Mail mit der Größe NeuesLimit+X schickt.
Ideal wäre also: Wenn die Mail wegen Größenlimit nicht zugestellt werden darf, soll der Empfänger (also unser Vertriebsmitarbeiter) eine kleine Benachrichtigung bekommen, dass Absender beispiel@example.com eine Mail mit zu großem Anhang geschickt hat, und diese zurückgewiesen wurde.
So könnte der Vertriebler dann selber aktiv werden, den Absender anrufen, und ihm erklären, wie man "passende" Mails verschickt.
Ist sowas mit Exchange 2007 machbar?
Vielen Dank im Voraus für passende Ideen. Alternativen zum Mailversand (Hinweise auf Website, Nutzung von Cloud-Sharing Tools, etc.) habe ich bereits vorgeschlagen, sind aber meistens nicht durchführbar. Die Kunden sind oft von dem Schlage, dass eine Geheimhaltungsklausel gefaxt wird, die unterschrieben zurück muss, und dann wird unverschlüsselt die geheime technische Zeichnung gemailt.
Oftmals wird auch einfach so ohne vorherigen Kontakt "blind" eine riesige Mail losgeschickt, ohne dass man vorher auf Größenbeschränkungen oder alternative Zustellmöglichkeiten hinweisen könnte.