E-Mails mit großen Dateianhängen (postlagernd!?)

  • Hallo zusammen!


    Leider habe ich bis heute keine Lösung gefunden die mich zufrieden stellen kann.


    Die Benutzer sind mit deren E-Mailgröße reglementiert und das soll sich auch nicht ändern. Müssen nun aber größere Dateien bereit gestellt werden löst dies immer wieder Verzweiflung bei den Benutzern aus.


    Ich bräuchte eine Lösung die am besten als Plugin in Outlook fungieren kann und eben die Datei im Netz ablegt und nur ein Link dort hin in die E-Mail einfügt.


    Wie setzt ihr das um? Was gibt es hier für Lösungen?


    Vielen Dank für eure Inputs.

    • Offizieller Beitrag

    Moin,


    bei mir sind i.d.R. 100 MB möglich. Und was da nicht reinpasst (das ist nur noch ganz wenig), bekommt je nach Empfänger andere Speicherorte. Pauschal habe ich keinen, weil es zwischen internen (SMB-Freigabe) und externen (meiste FTP, besonders geschützt) abhängt.

  • Naja gut bei einer Beschränkung auf 100MB gibts wohl auch selten Probleme :)


    Wir haben aber bei uns, damit die Postfächer nicht explodieren, Beschränkungen auf 20MB gesetzt.


    Ich möchte auch die User dazu erziehen nicht jeden Quatsch in jeder Auflösung über Mail zu kommunizieren und daher suche ich nach einer passenden Lösung hierfür.


    Jemand noch Ideen was es da für Möglichkeiten gibt?

    • Offizieller Beitrag

    Robert hats ja im Wesentlichen schon gesagt, wenn - dann muß man unterscheiden zwischen intern und extern.


    Dein Ansatz, sowas möglichst gar nicht erst zuzulassen, ist der Richtige. E-Mails sollten schon bei 10 MB limitiert werden,sonst müllt man sich nur die Mailserver zu.


    Es wird doch immer nur einige geben, die gro0en Dateien transferieren wollen. Wir haben hier einen "Transfer-Share" für interne Transfers, wo jeder Lese- und Schreibrechte hat, sich sein eigenes Verzeichnis erstellen kann und dort dann reinlegt. Der Link darauf wird dann per e-mail übermittelt.
    externe Kommunikation dann z.B. über einen FTP-Host, möglichst verschlüsselt.


    Über beide läuft regelmäßig (z.B. am Wochenende) ein Robot, der alle Inhalte wieder löscht, denn das macht leider kaum ein Benutzer selbständig.


    Gerade für den FTP-Host gibt es genügend professionelle Lösungen, um das selbst anzubieten oder entsprechende Lösungen als Cloud-Variante.


    Vielleicht hilft Dir das weiter...


    Gruß, Willmar

    • Offizieller Beitrag

    Moin,


    eine zu harte Benutzergängelung führt meistens nur zu mehr Problemen, als Nutzen. Anwender sind in der Hinsicht wie Strom: Sie suchen sich den Weg des geringsten Widerstandes.


    In meiner Umgebung wären 10 MB definitiv zu wenig. Also würden die Anwender sich Alternativen suchen, die ich noch weniger will.


    100 MB deckt 99% der Fälle ab und die 1% wissen auch, dass sie etwas besonders sind und fragen dann auch.


    So muss jeder die Grenze für sich selbst finden.


    Nur das Argument mit dem "zumüllen" lasse ich im Jahr 2013 nicht mehr gelten. Für mich als Admin ist es beim Speicherplatz egal, ob die Daten in Exchange, FTP, SMB oder irgendwo anders liegen. Ich brauche den Storage, ich brauche das Backup (wobei bei mir Exchange sogar noch auf dem mit Abstand billigsten Storage liegt).


    Aber ich muss sie alle verwalten, und das kostet meisten deutlich mehr Geld, als die Hardware. Also will ich möglichst wenig Orte habe, die aufwendige Verwaltung brauchen. "Keep it simple and stupid" ;)

  • Hallo zusammen,


    also sehe den Aspekt des Vollmüllens sehr wohl. Weniger wegen der Möglichen Kapazitäten sondern viel mehr um die User auch dahingehend zu erziehen das ein schlank gehaltenes Postfach wesntlich effizienter ist. Sei es beispielsweise eine korrupte OST und das Ding läuft ne Weile.


    aber gut ich denke auch da muss jeder seine Strategie fahren. :)


    Intern verwenden wir bereits eine Zwischenablage die auch regelmäßig gelöscht wird. Funktioniert auch super. Problem wird es erst wenn es nach Extern geht. Und es ist richtig. Der Weg des geringsten Widerstandes wird gewählt. :( Aber deshalb möchte ich eben auch eine Alternative bieten die sehr einfach große Dateien Versenden lässt.


    Ich suche nach einer Variante, bei der ich mit wenigen Knopfdrücken Daten auf einem Server im Web bereitstellen kann und einen Link bekomme für die E-Mail. Und das eben möglichst einfach. Hat hier jemand genaue Tipps?


    Viele Grüße