Exchange DB- & Postfachgröße

  • Hallo zusammen,


    Ich bekomme fast wöchentlich diese Fehlermeldung vom Exchange:


    "Exchange-Informationsspeicher Erste Speichergruppe \Postfachspeicher (SERVER01): Die logische Größe dieser Datenbank beträgt 71GB. Mit dieser Datenbankgröße wurde die Größenbeschränkung von 70GB überschritten. Die Bereitstellung dieser Datenbank wird sofort aufgehoben."


    Was soll ich dagegen am besten tun? Archivieren? Bitte um Hilfe, danke!!


    Gruss

    • Offizieller Beitrag

    Hallo,


    ich gehe jetzt mal davon aus, dass Du eine Standardversion hast.
    Hierbei kannst Du bis max. 75 GB grosse Datenbanken verwenden.
    In der Registry wurde bisher 70 GB konfiguriert. Somit kommt nach jeder erfolgreich durchgeführten Onlinemaintenance diese Meldung.


    Du hast im Prinzip drei Möglichkeiten.


    1. Du erhöst das Limit <== definitiv nicht zu empfehlen, denn wenn das ganze dann 75 GB überschreitet, bekommst Du die DB nicht mehr online.


    2a. Zuerst müssen alle Benutzer die Gelöschte Objekte Ordner leeren.


    2b. Die User müssen ihre Postfächer ausräumen und in .pst Dateien ablegen. (nicht alles aber ich würde mal anfangen die alten Mails zu exportieren.)


    3. Upgrade auf eine Enterprise Version.

  • Wenn du alle Postfächer aufgeräumt hast, würde ich ggf. auch nochmal empfehlen im Rahmen einer Wartung die Datenbank offline zu nehmen und eine Offline Defrag mit dem ESEUTIL durchzuführen.


    Das sollte dann auch nochmal die Datenbankgröße verringern.


    Wie ist die Datenbank eingestellt? Wie lange werden gelöschte Mails und alte Postfächer beibehalten?


    Wenn alle User ihre Postfächer aufgeräumt haben, würde ich evtl. diese Werte mal auf 0 setzen, damit der Exchange auch faktisch den kram aus der Datenbank rauswerfen kann.


    Optional evtl. die Anweisung geben, dass jeder User zu Archivzwecken sein gesamtes Postfach als *pst exportiert. Das hat man dann zu Not als Backup und auch Stichwort Aufbewahrungsfplicht.


    Ich denke schon, dass man so insgesamt die DB mal locker um 10-20 GB reduzieren kann.


    Viele User haben auch noch uralte Mails in ihren Postfächer die keiner mehr braucht. So lohnt es sich z.B. auch mal alles zu löschen (bzw. zu archivieren) was älter als 2 Jahre alt ist.

    viele Grüsse


    StevensDE

  • robert das ganze ist natürlich auch immer eine Kostenfrage.


    Vor ein paar Monaten hatte ich ähnlichen Fall gehabt. Ein Unternehmen wollte praktisch kein Geld ausgeben (ausser für unsere Beratung) und trotzdem eine juristisch sichere Archivlösung haben und gleichzeitig noch die Datenbankgröße vom Exchange verringern.


    Wenn man weder Geld für eine Exchange 2007 Migration ausgeben will, noch Geld für eine professionelle Archivierungslösung.. Was soll man dann empfehlen?


    Wir haben dann einfach empfohlen jedes Postfach als .pst zu exportieren, unnötige Mails zu löschen und damit die pst Files wirklich sicher sind, haben wir die auf Band gesichert.


    Wenn man so gut wie nichts ausgeben will, ist das meiner Ansicht nach die einzige Lösung. So schlimm ist es ja auch nicht :) Klar ein Online Archiv und als Datensicherheit eine Exchange 2010 Database Availability Group ist natürlich die eleganteste Lösung aber eben auch nicht gerade die günstigste. Ausser man will ohnehin auf Exchange 2010 migrieren.

    viele Grüsse


    StevensDE

    • Offizieller Beitrag

    Allerdings dürften PST-Dateien keine juristisch sichere Archivierungslösung darstellen. Insofern war es zwar billig, aber hat nicht das Ziel erfüllt.


    Und natürlich kann es keine revisionsichere Archivierung umsonst geben, da sich der Hersteller der Lösung zertifizieren lassen muss - das kostet Geld. Das Finanzamt erwartet sogar Rückstellungen für Archivierung. Das muss man sich und dem Kunden klarmachen.

  • Zum Thema Revision usw. muss man natürlich auch sagen, dass eine Firma wie in dem speziellen Fall mit einem Exchange Server 2003 Standard mit lediglich 75 GB normal keine Revision hat, wie man das in großen Unternehmen kennt.


    Der Gesetzgeber schreibt lediglich vor, dass E-Mails archiviert werden müssen.


    Wie man das macht ist nicht relevant. Theoretisch kann man auch ein eigenes Programm schreiben und damit archivieren.


    Ich stimme dir zu, dass professionelle Archivlösungen auf jedem Fall die bessere Lösung sind.


    Aber gerade in der Wirtschaftskrise ist mir die letzte Zeit immer mehr aufgefallen, dass die Lösungen günstiger sein sollen.


    Bei der Archivlösung gehts ja überwiegend darum, dass die Mails archiviert sind und man bei Bedarf Zugriff darauf hat.


    Bei einer Archivsicherung auf Band für jedes Postfach ist das defintiv der Fall.


    Mann kann jederzeit das Postfach erhalten und öffnen.


    Auch wenn es mit Sicherheit nicht gerade die beste Option ist.

    viele Grüsse


    StevensDE

    • Offizieller Beitrag

    Moin,


    der Gesetzgeber schreibt nicht nur vor, dass archiviert werden muss, sondern auch wie.


    Spätestens ab Vollkaufleuten *muss* die Archivierung auch gegen Veränderung und Verfälschung geschützt werden. genaueres hierzu steht im HGB § 239 (Zusammenfassung). Da spielt die Firmengröße ehrlich gesagt, überhaupt keine Rolle.

  • Hi Robert,


    das ist mir durchaus bekannt.


    Im dafür relevanten Abschnitt im HGB steht:


    "Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muß insbesondere sichergestellt sein, daß die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Absätze 1 bis 3 gelten sinngemäß."


    Wenn die Daten im PST Format auf Bändern liegen und diese Bänder direkt bei den Unternehmen sind, ist jederzeit innerhalb einer agemessenen Frist Zugriff auf diese Daten möglich genauso wird die Aufbewahrungspflicht dadurch erfüllt.


    Jetzt kann man natürlich sagen: Das ist alles Auslegungssache. Ist es evtl. auch.


    Der Gesetzgeber schreibt auf jeden Fall nicht genau vor wie die Daten zu archivieren sind. Weiterhin kann man die Daten nicht verändern, weil die Bänder verschlossen im Dresor liegen.


    Es gibt sicher bessere Varianten, aber ich bin der Auffassung, dass damit im Zweifelsfall die Bestimmungen die im HGB geregelt sind erfüllt sind.

    viele Grüsse


    StevensDE

    • Offizieller Beitrag
    Zitat


    "Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muß insbesondere sichergestellt sein, daß die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Absätze 1 bis 3 gelten sinngemäß."


    Dann aber nicht den Absatz 3 unterschlagen, der gilt ja sinngemäß:


    "(3) Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, daß der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiß läßt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind."


    Diesen Punkt kannst Du mit PST-Dateien nicht erfüllen.



    Allerdings ist die ganze Diskussion müßig, da dies schlussendlich doch nur ein Richter entscheiden kann.